Wir treffen uns in der Cloud
Bei Digitalisierung in der Architekturbranche denken viele in erster Linie an CAD-Programme, BIM und Co. Die Prozesse und Tools, die wir als buerohauser implementiert haben, sind disruptiver: Sie umfassen alle Planungs-, Arbeits- und Kommunikationsabläufe in unserem Unternehmen – intern wie extern. Dabei ist der Mensch der Maßstab aller Maßnahmen: Alles muss intuitiv sein, den Alltag erleichtern und uns somit neue kreative Freiräume eröffnen. Wie das gelingt und mit welchen Tools wir arbeiten, teilen wir im Beitrag.
Corona war eine Zäsur des Miteinanders und gleichzeitig mehr: Menschen haben gelernt, auf Distanz gemeinsam zu arbeiten, zu lernen und sich auszutauschen. Homeoffice und Webinare wurden das neue Normal. Und auch wenn Vorgesetzte anfangs Kontrollverluste befürchteten, Remote Work gehört jetzt zum Arbeitsalltag vieler Unternehmen: Rund 1,5 Tage pro Woche arbeiten Vollzeitbeschäftige in Deutschland im Homeoffice (Umfrage vom Ifo-Institut).
Ortsunabhängig: Gewinn für alle
Auch bei uns bewährte sich während Corona das hybride Konzept aus Präsenzarbeit und mobilem Arbeiten. Als modernes, agiles Architektur- und Innenarchitekturbüro wollen wir, dass unser Team von jedem Ort aus arbeiten kann. Selbst wenn wir an beiden Standorten attraktive Arbeitsplätze bieten: An manchen Tagen sind Ideen an einem anderen Ort oder im Homeoffice besser im Fluss. Mit unserer digitalen Infra- und Serverstruktur funktioniert das sehr gut. Alle Mitarbeitenden haben nach ihrer Berechtigung Zugriff auf Daten und Projekte.
Eine angenehme Entwicklung unserer Digitalisierung wird das „papierlose Büro“ sein. Buchhaltung, Schriftverkehr, Dokumentationen: Zumindest dafür soll kein Baum mehr gefällt werden. Das trifft auch den Nerv der Gruppe der Millennials oder Generation Z. Die sind mit digitalen Tools aufgewachsen und erwarten (!) von Büros, dass sie damit arbeiten und ihre Kommunikation organisieren. Und dass wir durch mobiles Arbeiten, Videokonferenzen und kollaborative Werkzeuge Zeit und Reisekosten sparen, ist ein messbarer Begleiteffekt.
Google Workspace, Asana, Slack & Co.
In unserer Cloud sind die Daten gut und sicher aufgehoben. Dafür nutzen wir Google Workspace in ihrer europäischen Cloud, da wir das System intuitiv und kollaborativ empfinden. Damit alles rund läuft, haben wir hier eine Back-up-Struktur angelegt, die regelmäßig aktualisiert wird. Keine bösen Überraschungen vor einer Kundenpräsentation, keine Datenverluste. Praktisch ist, dass mehrere Teammitglieder gemeinsam an einem Dokument oder Projekt arbeiten können.
Für die Vergabe von Tasks (Aufgaben) und zur Kommunikation nutzen wir Asana und Slack (ist ein bisschen wie Whats App). Tools wie Okta oder Speicherlösungen von Synology helfen uns dabei, unsere Identitäten, Daten oder Verträge sicher zu verwalten und zu speichern. Baustellenprozesse sowie Projekte digital zu managen, zu automatisieren und dokumentieren, ist komplex. Oftmals fehlt die passende Schnittstelle, die Folge sind Datenchaos und Fehler. Mit dem Tool Capmo bekommen wir das in den Griff, bedeutet: weniger Papierkram, E-Mails und Baustellentermine.
Damit sehen wir uns
Teammeetings oder Treffen mit Interessenten per Videokonferenz machen einen großen Teil unserer Kommunikation aus. Wir vertrauen da auf das Equipment von Logitech in Kombination mit Google Meet-App. Geläufig sind auch die Videokonferenz-Dienste wie Zoom, Microsoft Teams, Webex, Zoho Meetings, GotoMeetings, Jitsi oder whereby etc. Tipp: Informieren Sie sich ausführlich vorab über die einzelnen Cloudservices, Tools und Preismodelle. Denn Ihr Büro hat sicher andere Bedürfnisse und Vorlieben als wir.
Komplexität meistern: Das nächste Level
Um unsere Abläufe noch effizienter zu gestalten, sind wir Anfang 2023 zu projo gewechselt. Die Planungssoftware verspricht Architektur- und Ingenieurbüros, Komplexität stressfrei zu managen. Das Tool ermöglicht die Arbeitszeiterfassung und Einsatzplanung, erleichtert das Projektcontrolling und die aufwendige Liquiditätsplanung. Was uns sofort auffiel, war die intuitive, schön gestaltete Oberfläche. Und die Daten ließen sich auch schnell und einfach migrieren.
Alle ins Boot geholt
Digitale Tools und Cloudlösungen müssen intuitiv bedienbar sein und allen die Arbeit erleichtern. Sind die Anwendungshürden hier zu hoch und Funktionen unklar, kann das die Mitarbeitenden demotivieren. Zumal auch nicht alle von neuen Wegen begeistert sind, während andere gleich voller Elan loslegen. Deshalb haben wir den Digitalisierungsprozess rechtzeitig angestoßen, kommuniziert und das ganze Team ins Boot geholt. Und wir haben verschiedene Schulungen angeboten. Mit der Zeit kommen dann Routine und Freude auf.
Podcast Neues Bauen – stets wandelbar
Von buerohauser gibt es jetzt auch was auf die Ohren und das ist eben auch ein Ergebnis unserer Digitalisierungsstrategie. In unserem Podcast „Neues Bauen sprechen wir mit Vordenker:innen & Planer:innen über den Change in der Architekturbranche. Damit möchten wir Impulse geben zu Nachhaltigkeit, Kulturwandel und positive Zukunftsvisionen zeichnen.
In Folge Nummer 01 spricht Geschäftsführer Ruben Hauser mit Benedikt Voigt, dem Gründer von projo. Es geht um die Challenges und Chancen von Digitalisierung für die Bau- und Architekturbranche. Sie erfahren, was ein anonymes Data Warehouse ist… wie es Entscheidungsprozesse erleichtert und Ihrem Team mehr kreativen Freiraum schenkt. Und wir sprechen darüber, warum wir auf projo umgestiegen sind.
Jetzt reinhören in Folge #1 vom Podcast „Neues Bauen“ by buerohauser.
